Finanzierung der Einführung der E-Akten

Die E-Akte soll gem. Stadtratsentscheidung aus 2019 schrittweise für das ganze KVR bis 2025 eingeführt werden. Es soll dabei auch die Anbindung an Fachverfahren sowie die Digitalisierung von Altakten durchgeführt werden. Die Ressourcen in den Referaten für die Service Design- und Transitionsphase für die komplette Einführung der E-Akte im Referat sowie die der Fachverfahrensanbindung-Realisierung sind nicht im Stadtratsbeschluss Nr. 20-26 / V 02060 enthalten.

Antrag zum Haushalt 2023 im Kreisverwaltungsausschuss zum Projekt

Die Einführung der E-Akte wird, wie am 26.07.2022 in der Sitzungsvorlage Nr. 20-26 / V 06463 unter Lfd. Nr. 4 und Nr. 8 geplant, finanziert.

Begründung

Die E-Akte soll gem. Stadtratsentscheidung aus 2019 schrittweise für das ganze KVR bis 2025 eingeführt werden. Es soll dabei auch die Anbindung an Fachverfahren sowie die Digitalisierung von Altakten durchgeführt werden. Die Ressourcen in den Referaten für die Service Design- und Transitionsphase für die komplette Einführung der E-Akte im Referat sowie die der Fachverfahrensanbindung-Realisierung sind nicht im Stadtratsbeschluss Nr. 20-26 / V 02060 enthalten.

Die Anbindung ist aber für ein effizientes Arbeiten für die Fachbereiche in vielen Fällen notwendig. KVR/ GL3 benötigt diese Ressourcen zur Begleitung der Einführung in unterschiedlichen Rollen und zur Sicherstellung des Betriebs aus fachlicher Sicht.

Mit der Einführung der E-Akte entsteht in den Fachdienststellen ein zusätzlicher Personalbedarf. Für die neuen Rollen (Schriftgutverwaltung, Einführungs-bzw. DMS-Beratung sowie Schulungen, KeyUser*innen und Fachadministration in den Fachbereichen) wird sowohl für die Einführung aber auch den späteren Betrieb zusätzliches Personal benötigt. Ohne jegliche Personalzuschaltung ab dem Jahr 2023 können die entsprechenden Ziele im Kreisverwaltungsreferat bis 2025 jedoch nicht erfüllt werden. Der errechnete Bedarf wird von Erfahrungen des stadtweiten Projekts bei der Umsetzung der E-Akte, die sich auf die User*innenzahlen beziehen, gestützt.

Initiative:
Stadträtin Marie Burneleit 

Gezeichnet:
Stadtrat Stefan Jagel
Stadträtin Brigitte Wolf
Stadtrat Thomas Lechner

Link zum RIS: https://risi.muenchen.de/risi/antrag/detail/7414144